Polityka Prywatności

Instytut Genesis

AKTUALIZACJA ZASAD POLITYKI PRYWATNOŚCI

Dnia 25 maja 2018r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), na tej podstawie informujemy, iż:

KTO JEST ADMINISTRATOREM PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem Państwa danych osobowych jest właściciel Instytutu Genesis, HADEX Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdyni, ul. Ejsmonda 2, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w rejestrze przedsiębiorców pod nr 0000098882, posiadająca NIP: 586-001-12-53, zarządzająca także stroną: www.instytutgenesis.pl (dalej zwana Spółką).

W JAKI SPOSÓB MOŻNA SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?

Telefonicznie: +48 58 667 77 77;
Za pomocą poczty e-mail na adres: hotel@nadmorski.pl;
Listownie na adres: Hotel Nadmorski, 81-409 Gdynia, ul. Ejsmonda 2.

JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU UPRAWNIENIA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH?

a. prawo do wyrażenia oraz cofnięcia zgód na:

przetwarzanie Państwa danych kontaktowych, tj. adresu e-mail w celu otrzymywania komunikacji marketingowej drogą elektroniczną na adres e-mail,

mogą Państwo wyrazić albo cofnąć zgodę w siedzibie Spółki, telefonicznie, za pośrednictwem przycisku na stronie, korespondencji e-mail lub listownie.

b. prawo do wniesienia:

sprzeciwu w zakresie przetwarzania Państwa danych w celu marketingu bezpośredniego,
uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów Spółki z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją;

c. prawo dostępu do Państwa danych, w tym uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej;

d. prawo do sprostowania (poprawienia) Państwa danych osobowych, jeśli Państwa dane znajdujące się w naszym posiadaniu są niedokładne lub niekompletne, na Państwa żądanie Spółka dokonuje ich sprostowania;

e. prawo do usunięcia Państwa danych, jeśli Państwa dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a Spółka nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie Państwa zgody albo realizacji obowiązku prawnego, gdy został wniesiony skuteczny przeciw względem przetwarzania Państwa danych lub konieczność usunięcia Państwa danych wynika z obowiązku prawnego;

f. prawo do przenoszenia danych udostępnionych nam przez Państwa w formacie do odczytu maszynowego, np. w celu udostępnienia ich innemu dostawcy usług;

g. prawo ograniczenia przetwarzania Państwa danych w następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków):

jeśli mają Państwo zastrzeżenia co do prawidłowości Państwa danych;
jeśli uważają Państwo, że nie powinniśmy przetwarzać Państwa danych, ale jednocześnie nie chcą Państwo, abyśmy je usunęli;
jeśli takie dane osobowe nie są już nam potrzebne, natomiast Państwo ich potrzebują ich w związku z dochodzeniem roszczeń;
jeśli został przez Państwa wyrażony sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych, a naszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy powinniśmy je dalej przetwarzać.

Ze swoich uprawnień mogą Państwo skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji w siedzibie Spółki, za pośrednictwem poczty tradycyjnej, elektronicznej lub telefonicznie.

Spółka niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli Państwu informacji o działaniach podjętych w związku z Państwa żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji Państwa żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych do Spółki żądań.

W celu realizacji Państwa żądania, jesteśmy uprawnieni do weryfikacji Państwa tożsamości, aby Państwa dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.

Jeżeli Państwa żądanie okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, Spółka może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację wniosku albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

CO ZROBIĆ GDY UWAŻAJĄ PAŃSTWO, ŻE PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE NIEZGODNIE Z WYMOGAMI PRAWNYMI?

W takiej sytuacji mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (skargę należy kierować na adres: Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Aby świadczyć usługi zgodnie z swoim profilem działalności, Spółka przetwarza Państwa dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdziecie Państwo wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

1. Dane zbierane w celu skorzystania z usług oferowanych przez Instytut Genesis, w tym zawarcia i wykonania umowy zawartej z Instytutem.
W celu skorzystania z usług oferowanych przez Instytut Genesis przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
adres zamieszkania,
numer telefonu,
adres e-mail,
informacja o stanie zdrowia,

W takim przypadku Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy i wynikających z niej obowiązków na podstawie art. 6 ust 1 pkt b), c) i f) oraz art. 9 ust. 2 pkt a), f) i h) RODO.

2. Dane zbierane w celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.
W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
firma,
adres zamieszkania lub adres siedziby,
NIP,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa;

3. Dane zbierane w celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO.
W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru osób, które zgłosiły sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
adres e-mail,

ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłoszą Państwo np. sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 pkt c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO).

4. Dane zbierane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
adres zamieszkania,
adres e-mail,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym osób korzystających z usług oferowanych przez Instytut Genesis);

5. Dane zbierane w celach archiwalnych i dowodowych.

imię i nazwisko,
adres e-mail,

— na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda).

6. Dane osobowe zbierane podczas rekrutacji.

W ramach procesów rekrutacyjnych, Spółka oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w formularzu rekrutacyjnym, przesłanym CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w obowiązujących przepisach. W związku z tym, nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, informacje te nie będą wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym ani w żadnych innych celach. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy;
przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych rekrutacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7. Dane zbierane w procesie marketingu w celu komunikacji handlowo - marketingowej.

Jeśli Państwo wyrazicie na to zgodę w czasie zapisywania się do newslettera lub za pośrednictwem innych akcji promocyjnych prowadzonych online lub bezpośrednio, podany przez Państwa adres e-mail będzie przechowywany w naszej bazie w celach marketingowych. Zgoda na przechowywanie Państwa adresu e-mail może być cofnięta w każdym czasie.

Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych będzie uzasadniony interes prawny obejmujący:

realizację i utrzymanie kontaktów biznesowych;
marketing bezpośredni naszych produktów i usług prowadzony za pośrednictwem e-maila lub telefonicznie, dzięki czemu uzyskają Państwo dostęp do aktualnych ofert oraz promocji obowiązujących w Instytucie Genesis i Spółce;
sporządzanie wewnętrznych analiz rynku oraz analizę satysfakcji klientów ze świadczonych usług;
udostępnienie danych na rzecz dostawców usług na rzecz Instytutu Genesis.

Umożliwienie nam przetwarzania danych osobowych ma charakter dobrowolny. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Dane zbierane automatycznie w celu analitycznym tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Spółki, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

data i godzina odwiedzin strony,
rodzaj systemu operacyjnego,
przybliżona lokalizacja,
rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony,
czas spędzony na stronie,
odwiedzone podstrony,
podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej)

9. W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

adres IP,
data i czas serwera,
informacje o przeglądarce internetowej,
informacje o systemie operacyjnym.

Dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Spółki. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe.

10. W celu wykorzystywania cookies.

Niektóre obszary serwisu www.instytutgenesis.pl, należącego do Spółki mogą wykorzystywać cookies, czyli małe pliki tekstowe wysyłane do komputera użytkownika, identyfikujące go w sposób potrzebny do uproszczenia lub umorzenia danej operacji. W ramach www.nadmorski.pl stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

sesyjne - pozostają w przeglądarce do momentu jej wyłączenia lub wylogowania się ze strony internetowej na której zostały zamieszczone,
stałe - pozostają w przeglądarce internetowej urządzenia do czasu ich usunięcia przez osobę korzystającą ze strony internetowej Spółki bądź do z góry ustalonego czasu określonego w parametrach pliku cookies.

KTO MA DOSTĘP DO DANYCH?

1. W trosce o bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych Administrator działa w oparciu o wewnętrzne procedury i zalecenia, zgodne z odpowiednimi aktami prawnymi w zakresie ochrony danych osobowych, a w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE.

2. Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych Stronie trzeciej na podstawie zawartej z nią umowy. Administrator dołoży wszelkich starań, aby zawierać umowy wyłącznie z podmiotami, które oferują odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych Danych osobowych, zgodny z RODO.

3. Administrator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio zabezpieczyć przekazywane dane osobowe, zgodnie z art. 46 RODO.

4. Podmiotem współpracującym będą m.in.: podmioty zapewniające hosting serwisu, obsługę prawną, dostawcy narzędzi analitycznych, podmioty wspierające sprzedaż, świadczące usługi księgowe, obsługę klienta, działania marketingowe i promocyjne, współpracownicy Administratora.

5. Nie sprzedajemy zebranych danych osobowych podmiotom trzecim.

6. Podane przez Państwa informacje mogą zostać udostępnione tylko właściwym organom władzy publicznej, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

7. Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane na terytorium Unii Europejskiej, a w przypadku gdy są przekazywane poza jej terytorium dba, by nie były wykorzystane do innych celów niż te w jakich zostały zgromadzone i były przechowywane w sposób gwarantujący odpowiedni poziom zabezpieczeń. Nie przetwarzamy i nie powierzamy do przetwarzania danych osobowych do państw poza Unią Europejską, a w przypadku, gdy byłoby to niezbędne zapewnimy, że dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez podmioty, które zapewniają adekwatność ochrony do standardów przyjętych w Unii Europejskiej.

W JAKI SPOSÓB CHRONIMY I PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE

1. Wszelkie Państwa dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Spółka przed rozpoczęciem przetwarzania Państwa danych osobowych obowiązana jest spełnić obowiązek informacyjny wynikający z przepisów RODO.

3. Zebrane dane osobowe są przetwarzane dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów.

4. Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami dotyczącymi merytorycznej poprawności oraz adekwatnie do celów, w jakich dane zostały zebrane.

5. Państwa dane osobowe przetwarzane są nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania.

6. Państwa dane nie są udostępniane bez Państwa zgody, chyba że udostępnia się te dane osobom lub podmiotom upoważnionym zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

7. Przetwarzanie Państwa danych odbywa się w systemie informatycznym jak i w formie tradycyjnej (w formie pisemnej/papierowej).

8. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego Państwa żądania związanego z ochroną Państwa danych osobowych.

9. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Państwa danych za pomocą przyjętych procedur odpowiadających ryzyku naruszenia Państwa praw i wolności w skutek przetwarzania przez nią Państwa danych osobowych.

W JAKI SPOSÓB BĘDZIEMY SIĘ Z PAŃSTWEM KONTAKTOWAĆ?

W przypadku korzystania z usług Instytutu Genesis w ważnych sprawach będziemy kontaktować się z Państwem drogą telefoniczną i za pomocą poczty internetowej.

W JAKI SPOSÓB MOGĄ PAŃSTWO POINFORMOWAĆ NAS O ZMIANIE DANYCH?

O zmianie danych mogą nas Państwo poinformować zarówno telefonicznie, jak i mailowo, drogą pocztową czy za pośrednictwem formularza kontaktowego.

DO KIEDY BĘDZIEMY PRZECHOWYWAĆ DANE OSOBOWE?

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Państwa dane osobowe przetwarzamy przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Państwa dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

2. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Państwa danych osobowych niż ich przechowywanie, do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczamy — poprzez pseudonimizację.

3. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:

trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
3 lat lub 6 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

WYMÓG PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby umożliwić Państwu oraz spełnić Państwa oczekiwania w zakresie korzystania z oferowanych przez nas usług.

ZAUTUMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

Uprzejmie informujemy, że Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonywane będzie profilowanie przetwarzanych danych oraz posiada mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

PLIKI COOKIES I LOGI SERWERA

1. Administrator Danych Osobowych wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), czyli niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, tablecie, smartfonie). Cookies mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora Danych Osobowych.

2. Administrator Danych Osobowych przechowuje pliki cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika, a następnie uzyskuje dostęp do informacji w nich zawartych w celach statystycznych, w celach marketingowych (remarketing) oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej Spółki.

3. Administrator Danych Osobowych informuje niniejszym Użytkownika, że istnieje możliwość takiej konfiguracji przeglądarki internetowej, która uniemożliwia przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika. W takiej sytuacji, korzystanie ze strony internetowej Spółki przez Użytkownika może być utrudnione.

4. Administrator Danych Osobowych wskazuje niniejszym, że pliki cookies mogą być przez Użytkownika usunięte po ich zapisaniu przez Administratora Danych Osobowych, poprzez odpowiednie funkcje przeglądarki internetowej, programy służące w tym celu lub skorzystanie z odpowiednich narzędzi dostępnych w ramach systemu operacyjnego, z którego korzysta Użytkownik.

5. Logi serwera są to informacje o niektórych zachowaniach Użytkowników. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania serwisem oraz w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych usług. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL.
Ponadto zapisowi mogą podlegać:

czas nadejścia zapytania;
czas wysłania odpowiedzi;
nazwę stacji Użytkownika – identyfikacja realizowana przez protokół http;
informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji http;
adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik;
informacje o przeglądarce Użytkownika,
Informacje o adresie IP.

Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony i są wykorzystywane jedynie dla celów administrowania serwerem.

W przypadku pytań lub wątpliwości - prosimy o kontakt mailowy: hotel@nadmorski.pl